Kontakt

1. Administratorzy danych osobowych

   
   Administratorami Pani/Pana danych osobowych są: ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku (09-411), przy ul. Chemików 7 oraz Spółka Grupa ORLEN / inny podmiot Grupa ORLEN (lista podmiotów stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu Zakładowej Działalności Socjalnej).

   Administratorzy razem współadministrują Pani/Pana danymi osobowymi na podstawie Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi, którego wyciąg udostępniony jest na stronie www.orlen.pl w zakładce „Odpowiedzialny biznes - Dane osobowe”.
    

2. Wspólne uzgodnienia między Administratorami

   
   W ramach Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi Administratorzy wspólnie uzgodnili zakresy odpowiedzialności dotyczące wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności:
    

   1. Każdy Administrator, w momencie zbierania Pani/Pana danych osobowych w celach związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, jest odpowiedzialny za wykonanie wobec Pani/Pana obowiązku informacyjnego o przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych,
      
   2. Każdy Administrator, w zakresie zbieranych u siebie danych osobowych, jest odpowiedzialny za umożliwienie Pani/Panu wykonywania praw związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych,
      
   3. Niezależnie od ustalenia w pkt. b powyżej, swoje prawa do żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan zgłosić do ORLEN S.A. W takim przypadku ORLEN S.A. przekaże Pani/Pana żądanie właściwemu Administratorowi, który je zrealizuje.
       
3. Punkt kontaktowy

   
   Każdy z Administratorów wyznaczył swojego Inspektora Ochrony danych lub Koordynatora ds. RODO.Administratorzy ustanowili wspólny punkt kontaktowy, poprzez który może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych:
    

   1. adres e-mail: sgk@orlen.pl,
   2. adres pocztowy: ORLEN S.A., Inspektor Ochrony Danych, ul. Chemików 7, 09-411 Płock,
   3. ORLEN S.A. zobowiązuje się do obsługi wyżej wymienionych punktów kontaktowych, co nie wyłącza prawa do kontaktowania się z właściwym Administratorem.
       
4. Cele przetwarzania

   
   Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

   1. Korzystania przez Panią/Pana ze świadczeń socjalnych lub poręczania pożyczek oferowanych przez Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w ORLEN S.A. i podmiotach które zawarły umowę o wspólnej działalności socjalnej,
   2. Archiwalnych będących realizacją przepisów prawa,
   3. Obsługę, dochodzenie i obronę w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń,
   4. W celu badania satysfakcji osób korzystających ze świadczeń Zakładowego Funduszu Świadczeń
      Socjalnych, określania jakości obsługi oraz poziomu zadowolenia z oferowanych świadczeń.
       
5. Podstawy prawne przetwarzania

   
   Podstawą prawną przetwarzania przez Administratorów Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanym w ust. IV powyżej jest:
    

   1. wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z 6 ust. 1 lit. c oraz z art. 9 ust. 2 lit. b. RODO), związanych z korzystaniem przez Panią/Pana ze świadczeń socjalnych oferowanych przez Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w ORLEN S.A. i Spółkach na podstawie Ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (pod warunkiem skorzystania z tych świadczeń),
   2. wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w celach archiwizacji,
   3. prawnie usprawiedliwiony interes (zgodnie z art. 6. ust. 1 lit. f RODO) - w celu obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń,
   4. prawnie usprawiedliwiony interes (zgodnie z art. 6. ust. 1 lit. f RODO) - w celu badania satysfakcji osób korzystających ze świadczeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
   5. dane poręczycieli będą przetwarzane w celu poręczenia pożyczki zaciąganej przez pożyczkobiorcę na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z umową pożyczki zawartą zgodnie z obowiązującym Regulaminem Zakładowej Działalności Socjalnej.
       
6. Okres przechowywania danych

   Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są przez okres korzystania ze świadczeń z ZFŚS lub wymaganego prawem okresu w związku z poręczeniem oraz przez okres zastrzeżony przepisami prawa, nie krócej niż do czasu wygaśnięcia wzajemnych roszczeń.
    

7. Odbiorcy danych

   
   Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratorów podmiotom z nimi współpracującym (odbiorcom), w szczególności:
    

   1. podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa,
      
   2. podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora, w celu obsługi korespondencji oraz realizacji i obsługi świadczeń socjalnych w ORLEN i podmiotach, które zawarły umowę o wspólnej działalności socjalnej,
   3. członkom Komisji Socjalnej, o której mowa w Regulaminie Zakładowej Działalności Socjalnej w zakresie jej działania i podejmowania decyzji,
   4. Klubowi Seniora, upoważnionym Członkom Rad Klubu Seniora - w zakresie działań przez nich realizowanych, tj. organizacji spotkań i wycieczek.
       
8. Informacja o wymogu podania danych

   Obowiązek podania danych osobowych wynika w szczególności z przepisów prawa, tj. z Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
    

9. Prawa osób, których dane dotyczą

   
   Przysługują Pani/Panu prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych w związku z obsługą świadczeń socjalnych:

   1. prawo dostępu do swoich danych osobowych,
   2. prawo do sprostowania danych osobowych,
   3. prawo do usunięcia danych osobowych,
   4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
   5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
   6. prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania od Administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania tych danych innemu administratorowi danych lub zażądanie przesłania danych do innego administratora. Jednakże Administrator zrobi to, tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko co do tych danych przetwarzanych na podstawie umowy z Panią/Panem.

   Przysługuje Pani/Panu również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
    

10. Korzystanie z przysługujących praw

    
    Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w ust. III powyżej.

Oświadczenie

Niniejszym oświadczam, iż:
 

1. zapoznałam/em się z klauzulą informacyjną dla osób korzystających ze świadczeń socjalnych oferowanych, w ramach wspólnej działalności socjalnej ORLEN S.A. i podmiotów, które zawarły umowę o wspólnej działalności socjalnej,
2. zobowiązuję się niezwłocznie przekazać treść klauzuli informacyjnej osobom/członkom rodziny, których dane osobowe przekazuję w celu korzystania ze świadczeń oferowanych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ORLEN S.A. i podmiotów, które zawarły umowę o wspólnej działalności socjalnej.”.

1. DEFINICJE

   
   Terminom używanym w Porozumieniu nadaje się następujące znaczenie:
    

   1. Administrator 1 – Administrator, który koordynuje ochronę danych osobowych w ramach realizacji Umowy – w tym przypadku ORLEN S.A.;
   2. Administrator 2 – Współadministrator danych osobowych – w tym przypadku Spółka, bądź inny podmiot Grupa ORLEN przystępująca do Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi w ramach Umowy o wspólnej działalności socjalnej;
   3. Podmiot przetwarzający – podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratorów na podstawie odrębnych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych;
   4. Podmiot Danych – osoba, której dane dotyczą, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratorów w ramach Wspólnych Czynności Przetwarzania;
   5. Umowa – Umowa o wspólnej działalności socjalnej zawarta pomiędzy ORLEN S.A. a Spółką, bądź innym podmiotem Grupa ORLEN;
   6. Porozumienie – niniejsze porozumienie, dotyczące uzgodnień określających zakres odpowiedzialności wynikającej z przepisów o ochronie danych osobowych;
   7. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
   8. Wspólne Czynności Przetwarzania – czynności przetwarzania danych osobowych, co do których Spółki, bądź inne podmioty Grupa ORLEN są współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO;
   9. ZFŚS – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – regulacje określone Ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z późn. zm.
   10. Regulamin Zakładowej Działalności Socjalnej – akt organizacyjny regulujący zasady i warunki korzystania ze świadczeń finansowanych z ZFŚS, zwany dalej Regulaminem.
        
2. PRZEDMIOT POROZUMIENIA

   
   2.1. Porozumienie zawarte jest zgodnie z dyspozycją art. 26 ust. 1 RODO i określa odpowiednie zakresy odpowiedzialności Administratorów w odniesieniu do obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w ramach Wspólnych Czynności Przetwarzania, wynikających z RODO.

   2.2. Przedmiotem Wspólnych Czynności Przetwarzania są czynności związane z zapewnieniem i obsługą świadczeń oferowanych z ZFŚS w ORLEN oraz spółkach i innych podmiotach Grupa ORLEN ORLEN (wspólna działalność socjalna), na podstawie art. 8 pkt. 2 ustawy o ZFŚS (pod warunkiem skorzystania z tych świadczeń), określonych w Regulaminie, zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem, określane przez Administratorów jako prowadzenie tych czynności przez Administratorów, w procesie dotyczącym wspólnej działalności socjalnej.
    

3. ZAKRES, CEL I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

   
   Cele przetwarzania danych

   W ramach Wspólnych Czynności Przetwarzania, dane przetwarzane są w celach związanych z zarządzaniem i obsługą świadczeń oferowanych z ZFŚS (….)

   (…)

   Podstawa prawna przetwarzania

   Podstawą prawną przetwarzania danych w ramach Wspólnych Czynności Przetwarzania w procesie wymienionym w pkt. 2.2 jest zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO obowiązek prawny ciążący na Administratorach - Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych z późn. zm. oraz zgodnie z art. 6 ust.1 lit. f RODO prawnie usprawiedliwiony interes Administratorów.

    

4. SPOSÓB ZBIERANIA I PRZETWARZANIA DANYCH

   
   (….)
    

5. STOSOWANIE ZASAD PRZETWARZANIA DANYCH

   
   5.1. Żaden z Administratorów nie będzie przetwarzał danych w celach innych niż określone w pkt 3.1. Każdy z Administratorów zobowiązany jest do weryfikacji adekwatności danych zebranych w ramach Wspólnych Czynności Przetwarzania w oparciu o obowiązujące zapisy Regulaminu. (…)

   5.2. Dane osobowe Podmiotów Danych będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa pracy, przepisami wykonawczymi z nimi związanymi oraz wynikającymi z przepisów szczególnych. (…)
    

6. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

   
   (…)
    

7. REALIZACJA UPRAWNIEŃ PODMIOTÓW DANYCH

   
   (…)

   Każdy z Administratorów, do którego wpłynie żądanie od Podmiotu Danych, zobowiązuje się do odpowiadania na żądania Podmiotów Danych w związku z realizacją ich praw, na podstawie art. 15, art. 16, art. 19 oraz art. 20 RODO. Odpowiedzi na żądania Podmiotów Danych będą udzielane, przez Administratora do którego wpłynie żądanie, zgodnie z zasadami i w terminach, o których mowa w art. 12 RODO.

   (…)
    

8. PUNKT KONTAKTOWY DLA PODMIOTÓW DANYCH

   
   Administratorzy ustalają punkty kontaktowe dla Podmiotów Danych:

   1. adres e-mail: sgk@orlen.pl,
   2. adres pocztowy: ORLEN S.A., Inspektor Ochrony Danych, ul. Chemików 7, 09-411 Płock oraz
   3. numer telefonu: +48 24 256 00 00.

   
   (…)
    

9. OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z ZABEZPIECZANIEM DANYCH

   
   (….)
    

10. OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z POWIERZANIEM PRZETWARZANIA

    
    (…)
     

11. OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z PRZEKAZYWANIEM DANYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO

    
    (…)
     

12. PROWADZENIE REJESTRU CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA

    
    (…)
     

13. OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z NARUSZANIEM OCHRONY DANYCH

    
    (…)
     

14. OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z PRZEPROWADZANIEM OCENY SKUTKÓW

    
    (…)
     

15. WZAJEMNE PRZEKAZYWANIE INFORMACJI

    
    (…)
     

16. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

    
    (…)